軟體和其他自動化解決方案的存在是為了更容易管理複雜的任務或作業。使用軟體管理的任務越複雜，產生的效益就越大，但是當涉及到國際貿易合規性的複雜流程時，大量進口商仍會選擇使用傳統報表和文件檔案來管理。
為了找出原因，我們與中菲行的貿易合規顧問 Karen Kenney 進行了訪談。以下的問答將帶您探討科技在國際貿易合規中的作用以及降低公司成本和風險的策略。
問：什麼是貿易合規?
貿易合規可以確保您遵守國際貿易管制法規，以避免延誤、罰款及最終的法律訴訟。基本上，美國海關和其他政府機構都會要求：使用正確的統一分類代碼系統（通常稱為 HS 代碼）對產品進行分類；確實報告進口貨物的數量和價值；以及提供貨物原產地資訊。請參閱我們的文章：全球貿易合規：瞭解基礎知識。
問：大多數的公司會利用科技來管理國際貿易合規嗎？
規模較大的公司通常會顧及到供應鏈的風險和懲處所帶來影響更大，所以會利用科技來管理國際貿易合規，畢竟沒有任何大品牌希望對商品進行錯誤分類或向強迫勞動相關的地區採購而造成負面公關危機。
但大多數小型公司，也就是絕大多數的進口商，則不會利用科技來管理國際貿易合規性，頂多會使用試算表等簡易傳統的文件夾來管理。您能想像嗎？許多公司在進口貨品時，發現商業發票上沒有美國協調關稅代碼 (HTS)，就會轉而尋求報關行來協助釐清，稍微｢好」一點的進口商也許會將相關的 HTS 代碼和原產國資料保存在電子試算表中，但這仍然是一種非常憑感覺的方法，容易踏入陷阱或錯失機會。
問：這種手動方式的缺點是什麼？
缺點有好幾個：
- 首先是效率極差，如果您的員工經常透過電話回答相同的問題 ｢HTS 代碼是什麼？」或 ｢原產地是哪裡？」這些都是可避免的勞動成本。這還沒計算到把員工從這些枯燥繁瑣的文書工作中解放出來所能創造的機會。
- 除非您會密切關注原產地、301 關稅豁免及自由貿易協定等條款，否則您可能會支付過高的關稅成本，您需要事先掌握並採用最合規、最符合稅務要求的 HTS 代碼。
- 如果您的文件不正確，會因查驗而導致您的供應鏈中斷，如果發現問題，可能會處以高額罰款。
- 最壞的情況是，累犯可能會受到嚴懲，包括長達數年的海關稽核、扣押貨物，甚至喪失進口優惠資格。
延誤、無法節稅、損失營收和罰款，這些後果容易導致您損失數十萬到數百萬元的利潤。
問：哪些科技可以提供協助？
基本上有三種做法：
免費的做法
美國海關暨邊境保護局 (CBP) 有自己的系統，稱為自動化商業環境（ACE），可自動處理進出口交易。該系統可用於追蹤您使用的 HTS 代碼及其他合規細節。明智的做法是至少每季都從 ACE 匯出您的資料，以確保您帳戶中所有交易實際上都是您自己的，因為身份盜用不僅適用於人類，代碼也可能被竊取。同樣免費的還有利用貨運代理或報關行提供的協助。許多公司，例如中菲行，都有一個入口網站，讓您存取所有報關資料供您查看，包括：您的報關行是否將相同的產品歸類到不同的代碼下、您支付了多少關稅、您是否把握了節稅的機會（如自由貿易協定和 301關稅豁免）、以及您從每個供應商和國家進口了多少貨物等等。
基本的合規軟體
這些系統可讓您維護 HTS 代碼的資料庫。當 HTS 代碼改變或新增 301關稅豁免時，軟體會自動發出通知，告訴您是否符合自由貿易協定或其他貿易優惠計劃的資格，如果稅率發生變化或政府決定徵收新的或更高的關稅，您也能夠根據這些系統提供的歷史數據報告，進行一些基本的規劃和預算編列。這些軟體可以讓您與報關行交換這些資料，以確保每批貨物都適用最正確、最合規且具成本效益的 HTS 代碼和稅率。
更高階的貿易合規軟體
較高規格的國際貿易合規軟體套件不僅能管理貿易合規細節，還能代您思考。它們使用 AI 協助產品分類，並回答「我的產品有沒有更符合稅務要求、更合規的 HTS 代碼？」或「其他像我這樣的公司對此產品使用哪個關稅編碼？」等問題。註：最近一家戶外用品公司收到美國政府 50 萬美元的追溯退款，原因是他們雖符合 301 關稅豁免條件，但仍多付了關稅。手動系統以及與報關行的溝通不良都是導致他們當初錯失良機的原因之一。
較高階的貿易合規軟體也能夠協助您追蹤原產地和供應鏈。隨著 CBP 執法部門持續深入追溯產品及組成材料的真正原產地（而不僅僅是貨物的出口國），如果公司沒有一套自己的追蹤軟體，將會難以跟上 CBP 的腳步。
問：美國的 ACE 門戶如何派上用場？
好處有太多了，這會是另一篇值得探討的主題，但您很幸運，因為我們已經寫好了！快去閱讀我們的文章：《不想使用 CBP ACE 門戶？那可是大錯誤。》
問：中階的貿易合規軟體價格是多少？
費用將會取決於幾個因素：外國供應商數量、進口 SKU、原產地和交易。
問：投資國際貿易合規軟體的阻礙是什麼？
最大的阻礙可能是慣性，公司習慣以某種方式做事，要改變很困難。還有其他原因呢？
- 貿易合規歷來都有資金不足以運作的問題。
- 時間和精力等資源匱乏，往往由主要負責物流、採購或財務的人員兼任，而他們很難撥出時間來管理這樣的專案。
問：企業什麼時候值得投資國際貿易合規軟體？
如果一家公司每個月會有四次以上的海關進口需求，投資一些自動化貿易合規的軟體通常是值得的。
問：該如何說服老闆投資？
換位思考：提供數據和可省下的成本金額
- 檢視目前的年度稅金支出，以及大幅降低這些支出的可能性。
- 計算減少了手動作業流程可省下的人工成本（例如：資料輸入、做記錄、與經紀商/貨運代理/供應商的通話和郵件往來）。
- 量化風險。舉例來說，某甜味劑產品製造商以不合規的方式從海外進口，因此得向 CBP 繳納 575,000 美元的罰款。
問：該從何著手以利用科技實現國際貿易合規？
讓我們暫時撇開軟體不談，只談近年來世界的變化，軍事衝突已導致與某些國家的貿易禁令，緊張的貿易關係導致了關稅增加、報復性行動和新的採購策略，RCEP 等主要貿易協定正促使企業重新思考供應商的布局。
貿易合規性的變化速度急遽加快，如果沒有自動化功能的協助，幾乎是不可能跟得上。隨著貿易合規變得越來越複雜，該是時候認真看待這項作業了，這也意味著您應該為員工提供所需的工具，讓他們能夠妥善進行管理作業，同時這代表有個人將能夠接下貿易合規這個責任，並兼顧他本身既有的業務。
至於軟體方面，如果您的貿易合規管理方法仍以手動為主，請先利用 CBP 和您的報關行所提供的免費資源和系統。
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