沒有人喜歡文書工作。但在全球商業中，國際貨運單據是成功交付貨物和盈利的關鍵。
如果您正在安排涉及進口或出口的全球運輸業務，那麼不要將文書工作視為一種無法逃避的麻煩，而應將其視為一種保護措施。文書工作不完整或不準確可能引發一系列負面後果，比如延遲發貨、稅率過高，或關於損害和責任的爭議。如果您在前端關注這些細節，就可以避免這些成本高昂的麻煩。
可以肯定的是，如果沒有準確的信息，您的貨物就無法成功運送。為了幫助您掌握所有文書工作的要求，本文將介紹五種最重要的國際貨運單據、每種單據在運輸過程中的作用以及它們為何重要。
1. 托運人指示函
托運人指示函（SLI），顧名思義，就是詳細的出口裝運指示摘要，需要貨運代理遵循。它有點像其他文件的封面備忘錄。SLI 實際上並非法律要求提供的文件。然而，它可能是托運人準備的最重要的國際貨運單據。
當您啓動運輸過程時，您應列出所有相關細節，如商品、重量、價值和特殊處理要求。SLI 作為書面證明，應說明在交易中誰需要負責什麼工作。
如果您沒有自己的SLI模板，大多數貨運代理（如中菲行）可以為您提供模版。在此，我們為您準備了一個 SLI 模板，供您使用。
托運人指示函為何很重要？
您與貨運代理簽訂合同，以專業方式處理運輸過程中的許多細節。但是，由於貨物所有權和法律上的原因，任何貨運代理不得隨便插手您的業務並代表您做決定。
托運人指示函為您的貨運代理提供了有限的授權，允許其作為您的代理人採取涉及承運人、港口、貨物保險、海關和其他事項的行動。
SLI 詳細記錄了您的要求。這樣，如果托運人未遵守您的指示，則您會掌握明確的證據。SLI 中的細節很重要。例如，如果您希望將貨物從香港經洛杉磯運往芝加哥，但沒有指定確切的路線，則貨物可能會經東海岸運輸，花費更多時間和成本。SLI 會闡明運輸細節，以盡量避免出現錯誤。
2. 提貨單
提貨單（BOL）是托運人和運輸商之間具有法律約束力的協議。托運人指示函由托運人為承運人製作，而提單則由承運人向托運人簽發。
BOL 包含多種類型：用於公路運輸的卡車司機 BOL（貨運單）；用於海運的海運 BOL 或 OBL；以及用於空運的貨運單（AWB）。OBL 可以是可轉讓的指示提單、記名提單或速遞提單（海運提單）。
BOL 包含很多與 SLI 相同的信息，比如原產地、目的地、運輸日期、托運人裝船指示、收貨人、商品、件數、重量和測量細節。如果SLI中出現錯誤信息，則該錯誤很可能延續到 BOL 中並引發問題。
提單為何很重要？
在國際貿易中，可轉讓的海運提單正本是一種所有權文書，將貨物的所有權授予 BOL 的持有人。所有其他類型的 BOL 則作為貨物以及運輸合同的簽收證據。簽發 BOL 是為了證明承運人已經從托運人或第三方物流（3PL）那裡收到貨物，且貨物狀況良好。
如果 BOL 不準確，其後果將包括面臨索賠、責任不明確或無法確定過錯方。當 BOL 表明貨物已在良好狀態下簽收，但收貨人卻予以否認時，就會產生爭議。例如，BOL 可能顯示數量為「5 件」，但實際上，應該清楚地說明細節，如「5 個托盤上的 20 個紙箱」。如果BOL不準確或不清晰，則您很難獲得運費的全額賠償，或難以證明您未足額收到運費。
例如，如果貨物外面的紙箱上寫有「ABC 公司」的運輸標記，則您需要在 BOL 上注明這一信息，不應簡單地記錄為「無標記」。否則，如果另一批沒有標記的紙箱以相同件數、相近重量和尺寸交付給您時，您將無法證明您收到的貨物有誤。
BOL 文件的背面提供了條款和條件，規定了適用的法律以及承運人和貨物權益方的權利和義務。雖然這些條款均採用細小字體，但法院已經認可了大部分條款，如承運人的責任限制、起訴時間限制或法院選擇條款。
3. 商業發票
在國際貿易中，商業發票被出口商或進口商作為海關文件使用。它是賣方和買方之間的銷售證明。商業發票就像您的貨運護照，允許全球貨物通關。商業發票沒有標準格式，但必須包括：
- 買方和賣方的名稱和地址
- 貨物的詳細描述
- 貨物生產的國家
- 所運商品的 HS 編碼
- 貨物的價值
- 銷售條件（國貿條規）
您還可添加其他細節，如訂單號、採購訂單號或任何其他客戶參考號。
商業發票為何很重要？
商業發票是清關所需的文件，用於確定應繳關稅和稅款。商業發票上如出現錯誤信息，可能導致少付或多付關稅和稅款。而報關單如果出現錯誤，可能導致法律後果，以及較長時間的運輸延誤。商業發票還確定了銷售條件（國貿條規），明確了買方和賣方在運輸過程中承擔風險和運輸費用的權利和義務。
4. 裝箱單
與商業發票一樣，裝箱單由賣方/出口商生成，包含類似信息。商業發票反映的是財務交易，而裝箱單則記錄所運貨物的數量、重量、尺寸和描述。它允許各方在供應鏈的整個過程中覈實所運送貨物與所收取的貨物是否一致。
裝箱單上的細節包括單位數量、尺寸、每箱重量、每箱尺寸和運輸標記。運輸標記是運輸箱外部的數據。這些信息有助於防止貨物丟失或錯放。例如，您的運輸箱可能顯示收貨人的詳細信息、產品描述、物品數量、尺寸和重量。通過這些信息將您的運輸箱與每天在國際機場、航運碼頭和倉庫中移動的數十萬個其他棕色箱子區分開來。
裝箱單為何很重要？
裝箱單作為一種原始文件，可以檢查其與商業發票、BOL 和實際收到的貨物是否存在差異。
5. 原產地證明
根據貨物的去向，原產地證明（或原產國證書）可能是一份非常重要的國際運輸單據。它證明瞭貨物是在某一國家製造或加工的。通常情況下，原產地證書由一個官方組織簽發，如某國的商會。
根據貨物的目的地和適用的貿易協定，原產地證明將決定貨物適用何種關稅。例如，美國與 20 個國家簽訂了 14 個自由貿易協定，在這些協定下，美國貨物可以得到減稅或零稅率待遇。
原產地證明為何很重要？
如果您的原產地聲明有誤或虛報原產國，則您的貨物可能會被拒收，被徵收罰款，或被執行嚴格的合規計劃。
確保遵守危險品規範
除了上述的幾個重要的運輸文件，運輸危險品（像是電子設備會使用到的鋰電池等）也需要專門處理及提交特殊文件。
若是不當運輸或儲存這些物質，可能會造成嚴重的風險，因此危險品申報單和緊急應變計畫等重要運輸文件可以用來確保這類貨物是安全且符合規範的。
準確的國際運輸單據可為您的貨物和公司提供保護
以上是一些針對強制性國際運輸單據的建議。選擇合適的貨運代理，則其可以針對可能需要提供的其他表格為您提供建議。
企業的全球航運部門業務繁忙，因此難免忽視或草率對待文書工作。
但切勿這樣做。
這些運輸單據是為了保護您免受運輸延誤、違規和賠償責任。因此，應選擇一個熟悉必要文件的全球貨運代理公司作為合作夥伴。他們會耐心地與您合作，為您處理所有必要細節。
瞭解哪些國際運輸單據可能適用於您的貨物，與我們聯繫，咨詢我們的全球物流專家。